Най-добри съвети за етикет за имейл

Всички сме свидетели на служителя, който случайно е натиснал „отговори на всички“ в имейл за цялата компания, изпращайки по-малко от ласкателни коментари за шефа на целия офис—Включва шефа, а не само техен приятел. И колко пъти сме виновни, че не отговаряме на имейл в кратки срокове или някой не отговаря на нашия, когато наистина се нуждаем от спешен отговор?

Със средния американски работник харчи а четвърт от седмицата изкопайте се от под привидно безкрайния брой имейли, които ежедневно нахлуват входящи кутии (и още повече, ако разчитате, че отделяте време да отговаряте на чатове незабавно платформи за съобщения, като Slack и Google Hangouts), не е изненадващо, че нарушаването на етикетите по електронната поща, ако не и сериозни пропуски, може да възникне с ужас редовност. Искате ли да помогнете да запазите входящата си поща място за любезност и любезност? Ето златните правила на етикета за бизнес имейл, много от които можете да следвате в личния си, както и в професионалния си живот.

Изпращайте имейли с текущи, изчистени линии на темата

Освен безкраен спам, не е много по-досадното от това да се налага да стартирате 10 000 имейла със същия ред на темата, за да намерите този с конкретната информация, от която се нуждаете. Ако съобщението ви засяга нова тема, направете живота на всички по-опростен и себе си много по-популярен, като започнете нов имейл или поне актуализирате темата.

Етичен експерт, автор на Модерен етикет за по-добър животи основател на Протоколното училище в Тексас, Даян Готсман, смята, че един от най-големите ръководители на пикаещи домашни любимци и техният екип не знае какво отговаря. „Преди месец вие може да сте написали„ Благодаря за обяда “в темата. Сега говорите за ново препращане, което искате да изпратите на някого, така че започнете нов имейл. Тогава, ако трябва да търсят този имейл, те могат да го направят по тема. "

Ако се притеснявате, че нов имейл няма да го направи през защитната стена на получателя или е възможно те да не си припомнят кой си от последния път, когато си комуникирал, Готсман казва, че е допустимо да се отговори на последния кореспонденция. По този начин човекът може да се върне през старата си кореспонденция и да се запознае отново с това кой сте. „Но ключът е да промените темата”, казва тя.

Дайте приоритет на входящата си поща спешно

Понякога, когато сте погребани под особено безобразна купчина имейли и ви се струва, че никога няма да видите светлината, може да се наложи да отделите повече от ден, за да ги отговорите. Бизнес етикет диктува, че имейлите трябва да бъдат върнати в рамките на един ден, но дори Готсман казва: „Понякога са нужни два дни, за да се върнем при някого. Колко бързо трябва да отговорите наистина зависи от важността на имейла и кой е човекът, който го е изпратил. Ще се намерят някои хора, които студено ви се обаждат или ви карат. Нямате задължение да връщате всеки имейл, който получавате. "

От друга страна, ако сте изпратили чувствителен по време имейл и не сте получили бърз отговор, в рамките на подходящия протокол е да вземете телефон и се обадете на колегата. Говорейки за чувствителна към времето, не плачете вълк - колкото и да искате просто отговор. „Не сензаализирайте спешността“, казва Готсман. „Не всичко е 911 разговор. Ако сензаализирате ситуация, за да привлечете вниманието им, ще загубите доверие. Ако наистина не е спешно, не пишете „спешно“. И ако това е толкова важно, трябва да вземете телефона и да се обадите. “

Лице в лице има своето място

Преди имейл хората обсъждаха трудни въпроси лице в лице. В днешно време трудните неща, както лични, така и професионални, често се обработват през компютърен екран. Това може да направи неприятните разговори по-малко, но това не означава, че е правилното нещо да се прави, според Готсман. „Просто не трябва да предоставяте лоши новини по имейл“, казва тя. „С всичко, което е много чувствително, все още трябва да се работи лично или поне от ухо до ухото. Не уволнявате някого чрез имейл. Не давате сериозна информация по имейл, освен ако това е абсолютно необходимо. "

Как завършвате електронната верига?

Те просто няма да спрат по някаква причина. Страхувате се да го отрежете, защото не искате да обиждате. Ще прекарате ли цяла вечност в един и същ танц, ден след ден? Кога ще свърши някога? Разбира се, мъчителната верига от събития, за които говорим, е почти вечната електронна поща на „благодаря“ и „Мое удоволствие” бизнес кореспонденция, в която понякога можем да се забием, защото никой няма идея как да заключи то. Готсман казва: „Връщаш се напред и назад веднъж. Изпращате имейл „Благодаря“. Изпращам по имейл „Моето удоволствие“. И това е. Това е като ръкостискане - някой трябва да го пусне. "

По-малко винаги е повече

И докато сме на тема безкрайни имейли, когато сте включени в имейл с „отговор на всички“, независимо дали е личен или професионален, не отговаряйте автоматично на всички в темата. Помислете за останалите получатели. Добре е, че не всеки трябва да прочете отговора ви и може да бъде не само разсейващ, но и досаден, да получавате известие след уведомяване за нови имейли на вашата клетка, когато те нямат абсолютно нищо общо ти.

Дръжте го тонизирано по други начини и на бизнес имейлите. Избягвайте от емоджии и твърде много възклицания, които могат да изглеждат непълнолетни. Придържайте се към класически, чист, лесен за четене шрифт в черно и използвайте професионални поздрави и многословия. Освен това имайте предвид, че хуморът често не се превежда добре цифрова комуникацияили различни култури и поколения. „Имейлът е просто продължение на самия вас“, казва Готсман. „Уверете се, че проверявате правописа, като използвате правилните препинателни знаци и не използвате малки букви в началото на изречението. Защото то е прави впечатление на получателя, дори ако това е личен имейл. "

Илюстрации от Мери Фама.